ArciSoft-Archivmanagement

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TypischeAbläufe Aktenprozesse transparent steuern.

Typische Abläufe
Von der Aktenanlage bis zur Aussonderung

ArciSoft 7 unterstützt den gesamten Lebenszyklus physischer Akten und Archivobjekte. Von der Anlage über Recherche, Anforderung und Ausleihe bis zur Rückgabe, Einlagerung, Aussonderung und Löschung werden die einzelnen Prozessschritte nachvollziehbar gesteuert.

Die tatsächlichen Abläufe können je nach Organisation, Rollenmodell, Berechtigungen und eingesetzten Modulen kundenspezifisch angepasst werden.

Anwender, Archivare und Administratoren arbeiten mit zentralen Daten und klar geregelten Zuständigkeiten. Berechtigungen, Statusinformationen, Historie und optionale Benachrichtigungen sorgen dafür, dass Aktenbewegungen transparent und kontrollierbar bleiben.

Optional können mobile Prozesse mit ArciMobil, automatische Erinnerungen mit ArciWatcher oder Import- und Exportfunktionen eingebunden werden.

Prozessübersicht Die wichtigsten Arbeitsschritte im Aktenmanagement.

Prozessübersicht
Akten verwalten, anfordern, einlagern und aussondern

  • 1. Akte anlegen
    • Akten werden mit den benötigten Informationen, Stammdaten und optionalen Barcodes im System angelegt. Pflichtfelder und Bezeichnungen können kundenspezifisch konfiguriert werden.

  • 2. Akte suchen und sichten
    • Benutzer recherchieren Akten über Suchmasken. Die angezeigten Informationen richten sich nach Rollen und Berechtigungen.

  • 3. Akte anfordern
    • Berechtigte Anwender können Akten anfordern und dem Archivar Informationen wie den Grund der Anforderung oder ein gewünschtes Auslieferungsdatum mitgeben.

  • 4. Akte ausgeben und ausleihen
    • Der Archivar bearbeitet die Anforderung, gibt die Akte aus und aktualisiert den Status. Die Bewegung wird nachvollziehbar dokumentiert.

  • 5. Akte weitergeben
    • Akten können zwischen berechtigten Mitarbeitern weitergegeben werden. Der Prozess wird über Statusänderungen und Benachrichtigungen gesteuert.
  • 6. Akte zurückgeben oder abholen lassen
    • Ausgeliehene Akten können zurückgegeben oder zur Abholung angemeldet werden. Der Archivar erhält die entsprechenden Informationen für die weitere Bearbeitung.

  • 7. Akte einlagern
    • Nach der Rückgabe wird die Akte wieder eingelagert. Lagerorte und Barcodes unterstützen die eindeutige Zuordnung und spätere Auffindbarkeit.

  • 8. Fristen überwachen
    • Aufbewahrungsfristen und Rückgabefristen können überwacht werden. Das optionale Modul ArciWatcher kann überfällige Rückgaben erkennen und Erinnerungen auslösen.

  • 9. Akte aussondern oder vernichten
    • ArciSoft 7 unterstützt Aussonderungslisten und Vernichtungsprozesse. Die Nutzung ist abhängig von Berechtigungen und kundenspezifischer Konfiguration.

  • 10. Akte löschen
    • Sofern die Voraussetzungen erfüllt sind, können Akten im Rahmen eines Löschlaufs vollständig entfernt werden. Auch dieser Prozess ist berechtigungsgesteuert.
Erweiterte Abläufe Optional passend zu Ihrem Archivprozess.

Erweiterte Abläufe
Optionale Prozesse und Module

Vorgänge
Mehrere Akten können in einem gemeinsamen Vorgang zusammengefasst werden. So lassen sich Einlagerungs- oder Prüfprozesse strukturiert vorbereiten, genehmigen und anschließend abschließen.

ArciMobil
Mit ArciMobil können mobile Prozesse direkt im Archiv unterstützt werden. Je nach Betriebsart erfolgt die Verarbeitung online über den integrierten Webservice/API oder offline mit späterer Weiterverarbeitung.

Import und Export
Bestandsdaten können projektbezogen importiert werden. Suchergebnisse, Listen und Auswertungen können exportiert und für Prüfungen oder Fachbereiche bereitgestellt werden.

Historie und Nachvollziehbarkeit
Wichtige Aktionen, Statusänderungen und Bewegungen werden historisiert. Dadurch bleiben Aktenprozesse transparent und kontrollierbar.

Ihr Nutzen Weniger Sucharbeit, mehr Transparenz.

Ihr Nutzen
Transparente Aktenprozesse statt manueller Sucharbeit

  • Akten sind schneller auffindbar.
  • Status und Standort bleiben nachvollziehbar.
  • Anforderungen und Ausleihen werden strukturiert gesteuert.
  • Rückgaben und Einlagerungen werden kontrolliert verarbeitet.
  • Berechtigungen steuern Sichtbarkeit und Aktionen.
  • Historien unterstützen Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
  • Fristen, Aussonderung und Löschprozesse können unterstützt werden.
  • Optionale Module erweitern die Abläufe je nach Kundenanforderung.


Gerne zeigen wir Ihnen die typischen Abläufe in einer persönlichen ArciSoft-7-Präsentation.

ArciSoft 7 kennenlernen
Wir zeigen Ihnen die passenden Abläufe für Ihre Organisation

Jeder Archivprozess ist anders. ArciSoft 7 kann an Rollen, Berechtigungen, Lagerstrukturen, Feldbezeichnungen, Vorgänge und kundenspezifische Abläufe angepasst werden. In einer Präsentation zeigen wir Ihnen gerne, wie Ihre Aktenprozesse mit ArciSoft 7 abgebildet werden können.

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